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La gestion des priorités pour un leader : défis, compétences et solutions
| Par Janine Karam |
| Si vous œuvrez dans une entreprise qui vous offre un accès illimité à ses ressources matérielles (financières et bureautiques), qui vous donne le feu vert pour embaucher le nombre d’employés que vous souhaitez et de mandater le nombre de conseillers que vous jugez adéquat, et qui vous laisse libre de décider les échéanciers des projets selon vos horaires de vacances illimitées, j’aimerais bien être votre collègue! Si en revanche vous faites partie du commun des leaders qui subissent la tyrannie des ressources non-disponibles, du temps limité et des échéanciers serrés, continuez la lecture, parce que dans cet article, nous allons explorer ensemble les compétences essentielles pour une bonne gestion des priorités, les défis auxquels nous, leaders de tous les jours, peuvent être confrontés et les solutions pour les surmonter, en s’appuyant sur des exemples concrets et en utilisant des outils prouvés. Peter F. Drucker, consultant en management et théoricien du management, a dit que «la gestion des priorités est l’art de faire le meilleur usage possible du temps et des ressources limitées, en veillant à ce que les efforts soient alignés sur les objectifs essentiels de l’organisation ». Pour un leader, la gestion des priorités est l’un des piliers fondamentaux de sa réussite. Un leader efficace doit maîtriser cet art et apprivoiser ses différents défis. Pour donner quelques exemples, un leader qui a du mal à déléguer efficacement peut finir par microgérer plusieurs aspects du travail de son équipe. Cela va entraîner une perte de temps significative pour lui qui est ainsi pris dans les détails aux dépens des tâches plus stratégiques. S’il ne prend pas en compte les suggestions et le feedback de ses collaborateurs, il peut manquer d’informations vitales pour établir des priorités adéquates et prendre des décisions éclairées. La gestion des courriels et de la communication peut aussi être chronophage et énergivore pour un leader, au même titre que des réunions non productives, excessives et mal planifiées, sans résultats tangibles. État des lieux Selon une étude menée par le Project Management Institute (PMI), 52% des organisations affirment que leurs dirigeants manquent de compétences en gestion des priorités, ce qui entraîne des retards dans les projets et une utilisation inefficace des ressources. Une autre recherche menée par McKinsey révèle que les entreprises qui ont une gestion des priorités efficace sont 1,8 fois plus susceptibles de connaître un succès financier supérieur par rapport à celles qui ne le font pas. Les défis quotidiens La surcharge d’informations : Dans un monde numérique instantané, les leaders sont souvent submergés par un flux constant d’informations et de données provenant d’une multitude de sources. Cela peut compliquer le processus de prise de décisions efficaces et la définition des priorités. Tout est urgent : Faire la distinction entre ce qui est urgent et ce qui est vraiment important peut être difficile. Les leaders peuvent être tentés de donner la priorité aux dernières tâches criantes au détriment de celles qui sont stratégiquement cruciales. Les changements rapides : L’environnement est souvent turbulent et évolue rapidement, ce qui peut entraîner des changements brusques et fréquents dans les priorités. Des ressources limitées : Les contraintes de temps, d’argent et de personnel peuvent rendre difficile la gestion des priorités de manière optimale. Les leaders doivent faire des choix judicieux malgré ces limitations. Les compétences du leader Vision stratégique : S’alignersur une vision claire de la direction stratégique de l’organisation permet de prendre des décisions éclairées et de choisir les éléments les plus essentiels à traiter en premier. Flexibilité : Être agile dans l’adaptation des priorités en fonction des changements dans l’environnement externe ou interne facilite un meilleur rebondissement et un réajustement des priorités en temps réel. Capacité de hiérarchisation : Trier les tâches en fonction de leur impact et de leurs échéances; ne devrait-il pas être un exercice intuitif pour un leader de mesurer en tout temps le niveau d’importance et d’urgence de chaque responsabilité ou tâche? Communication efficace : Des conversations clarifiantes et ouvertes concernant les priorités, accompagnées de moyens de validation de la compréhension et de l’engagement, assurent que toute l’équipe est sur la même page et orientée vers les mêmes objectifs. Délégation appropriée : Savoir déléguer les tâches adéquatement en tenant compte des compétences et des disponibilités de chaque membre de l’équipe est une compétence clé. Cela permet d’optimiser l’utilisation du temps et des ressources. Surmonter les défis Utiliser des outils de gestion de projet et de collaboration L’utilisation d’outils modernes de gestion de projet et de collaboration aide à organiser les tâches, à attribuer des priorités et à faciliter la communication au sein de l’équipe. Il faut investir du temps pour explorer la portée de ces outils pour avoir un retour en efficacité par la suite. Former l’équipe à la gestion des priorités Impliquer l’équipe dans la définition des priorités et les former à la priorisation pour les rendre plus autonomes et capables de contribuer efficacement à l’atteinte des objectifs collectifs. Établir des échéanciers réalistes Valider la faisabilité avec toutes les parties prenantes et assurer de leur engagement permet à tous les collaborateurs de soutenir l’atteinte des résultats sans tomber dans les pièges de la surcharge de travail ou de la pression fatigante. Réévaluer et ajuster régulièrement Les priorités doivent être réévaluées périodiquement en fonction des changements de contexte ou des progrès réalisés. Les ajustements doivent être faits en conséquence. Conclusion On a beau avoir accès à toutes les ressources humaines et matérielles, être libre de son temps et de ses échéances, avoir dans son équipe les collaborateurs les plus compétents, gérer qui fait quoi et qui le fera en premier et à quel rythme est un art en soi, que le leader est invité à maîtriser. De sa réussite dépendra la réussite de son équipe, et par le fait même de son organisation. |
